Quatre mesos després de tancar l’exercici econòmic de l’empresa, normalment fins al 30 d’abril, per a les companyies que tanquen a 31 de desembre, totes les societats mercantils tenen l’obligació de presentar els seus llibres comptables en el Registre Mercantil. La seva formalització s’ha de fer per Internet, de manera que moltes vegades sorgeixen dubtes sobre si s’estarà fent correctament. Seguidament aclarim alguns dels dubtes més freqüents a l’hora de legalitzar els llibres comptables oficials.
Quins llibres comptables s’han de presentar?
Els llibres oficials que s’han de presentar per legalitzar són:
• Un Balanç de sumes i saldos trimestral
• Un Balanç de situació
• El Compte d’Explotació
• Un llibre Diari
• Els Comptes Anuals formulats per l’òrgan d’administració
• El llibre d’Actes de la Junta
• El llibre d’Actes del Consell d’Administració
• En Societats Limitades: El llibre de Registre de Socis
• En societats anònimes: El llibre de registre d’accions nominatives si hi ha hagut canvis
• En societats Unipersonals: El llibre de Registre de Contractes amb el soci únic
Si no desitja que el Registre Mercantil vegi el contingut del llibre d’actes, es pot xifrar mitjançant una contrasenya.
Com legalitzar els llibres oficials per Internet?
La legalització dels llibres comptables només es pot fer telemàticament a través del programa Legalia. Per accedir-hi s’ha de tenir una signatura digital reconeguda i estar abonat com a usuari de la pàgina del Col·legi de Registradors. Una vegada que es tinguin totes les dades omplertes, el procés de legalització és bastant senzill i intuïtiu, tot i que el Col·legi de Registradors ha elaborat un manual per resoldre qualsevol dubte. Òbviament, es necessitarà que tots els llibres estiguin a l’ordinador en format PDF o bé Excel per poder-los incloure en el programa.
Una vegada que s’enviïn els llibres al registre, es procedirà al seu tractament. A continuació, es rebrà via telemàtica una acreditació que afirmi que els llibres s’han presentat i més tard, ser rebrà confirmació de si el procés de legalització és correcte o defectuós.
Error en la legalització de llibres
Existeixen alguns errors que es repeteixen freqüentment a la presentació dels llibres comptables. El més típic de tots és que es consideri fora de termini de presentació quan es presenten llibres de companyies que no tanquen l’exercici el 31 de desembre. Cal recordar que no s’han de presentar sempre el 30 d’abril, sinó 4 mesos després de tancar l’exercici social. A més, cal saber que, encara que s’utilitza la via telemàtica, qualsevol presentació realitzada a partir de les 17 hores (cinc de la tarda) serà considerada que es fa el dia següent.
Altres errors comuns són que els números dels llibres no coincideixin amb els que té el Registre (ja que han de ser correlatius), que faltin llibres per lliurar o que els documents adjuntats no es corresponguin amb els que haurien de ser.
A GM Tax Consultancy tenim una àmplia experiència amb la legalització de llibres comptables oficials i ens adaptem a cada cas, sigui el que sigui. Si tens qualsevol dubte o necessites assessorament sobre aquest tema, no dubtis en contactar amb nosaltres.
