A la gestió empresarial, la documentació comptable és un dels elements clau per assegurar el compliment legal.
La conservació correcta d’aquests documents permet a les empreses complir les obligacions fiscals, respondre adequadament en cas d’inspeccions i mantenir una visió clara i organitzada de la seva situació financera.
Sense una documentació comptable adequada, l’empresa pot enfrontar-se a sancions, dificultats per justificar operacions i problemes de deduïbilitat de despeses a les seves declaracions.
Aquest article t’interessa si…
- Necessites saber quins documents comptables has de conservar i per quant de temps per complir amb la llei.
- Buscas evitar sanciones y problemas fiscales manteniendo un archivo contable adecuado.
- T’interessa conèixer els formats permesos (físic i digital) per a la documentació comptable.
- Desitges recomanacions per organitzar i gestionar millor els teus fitxers comptables.
- Voldries comptar amb un suport adequat en cas d’inspeccions o litigis.
Documentació comptable obligatòria
Llibres comptables
A la comptabilitat empresarial, els llibres comptables són documents essencials per registrar i reflectir de forma ordenada i contínua totes les operacions i transaccions de l’empresa. A continuació, es detallen els llibres principals que cal conservar:
Llibre Diari
Aquest llibre comptable és un dels pilars de la comptabilitat de qualsevol empresa, ja que s’hi registren, dia a dia, totes les operacions realitzades en el curs de l’activitat empresarial. Des de compres i vendes fins a cobraments i pagaments, el Llibre Diari recull de forma cronològica cada moviment econòmic, cosa que permet a l’empresa portar un control exhaustiu de les seves operacions. L’obligació de mantenir aquest llibre està recollida al Codi de Comerç.
Llibre d’Inventaris i Comptes Anuals
Aquest llibre conté el balanç inicial detallat de l’empresa, els balanços de sumes i saldos trimestrals, l’inventari de tancament i els comptes anuals, que inclouen el balanç de situació, el compte de pèrdues i els guanys i la memòria.
Llibre Major
Tot i que no és obligatori segons el Codi de Comerç, el Llibre Major és una eina comptable que moltes empreses mantenen de manera voluntària. Aquest llibre permet agrupar les operacions en comptes específics, mostrant de manera ordenada les entrades i sortides de cada compte. Això facilita l‟anàlisi detallada de la situació comptable i és de gran ajuda per a la gestió interna de l‟empresa.
Altres documents comptables
A més dels llibres comptables, hi ha altres documents que les empreses han de conservar, ja que són essencials per a la justificació d’ingressos, despeses i obligacions fiscals. Aquests documents donen suport a les operacions i permeten a l’empresa demostrar la veracitat dels vostres comptes en cas d’inspeccions o auditories:
Factures emeses i rebudes
Les factures, tant de vendes com de compres, són documents clau a la comptabilitat, ja que registren cada operació realitzada amb clients i proveïdors. Aquestes factures són necessàries per a la declaració d’impostos i per justificar els ingressos i les despeses de l’empresa.
Rebuts
Els rebuts acrediten els pagaments realitzats, ja sigui a proveïdors, clients o empleats. Són documents bàsics per donar suport a les transaccions i aporten transparència a la gestió dels fons de l’empresa.
Nòmines
Les nòmines representen els pagaments efectuats als empleats i són un registre de les retribucions salarials i les retencions fiscals i de seguretat social corresponents. Aquestes nòmines s’han de conservar per demostrar el compliment de les obligacions laborals i fiscals de l’empresa.
Extractes bancaris
Els extractes bancaris mostren el moviment dels comptes de l’empresa i permeten verificar cada ingrés i despesa realitzada. Aquests documents faciliten la conciliació bancària i són essencials per a la transparència de la gestió financera.
Contractes
Els contractes, ja siguin amb clients, proveïdors, empleats o socis comercials, són documents que estableixen els termes de les relacions comercials i laborals. La seva conservació és fonamental per justificar acords i operacions i per evitar disputes legals.
Albarans
Els albarans són comprovants de lliurament de béns i serveis, signats per la persona que rep el producte. Són útils per demostrar que s’ha completat una transacció comercial i per verificar la recepció de mercaderies.
Documents justificants d’ingressos i despeses
Qualsevol altre document que justifiqui ingressos o despeses de l’empresa s’ha de conservar com a suport de la comptabilitat. Això inclou comprovants de caixa, justificants de compres menors i documents d’operacions puntuals que no estiguin reflectits en factures o rebuts.
Temps de conservació
La normativa estableix terminis específics per a la conservació de la documentació comptable, que varien segons la llei aplicable i el tipus de document. A continuació, es presenten els principals terminis legals que les empreses han de tenir en compte per complir les obligacions d’arxiu:
Codi de comerç i llei 962 de 2005
Segons aquestes normatives, els llibres i els documents comptables s’han de conservar durant un mínim de 10 anys. Aquest termini s’aplica als llibres de comptabilitat, documents justificatius d’operacions i altres papers relacionats amb la comptabilitat de l’empresa, amb l’objectiu de permetre a les autoritats revisar i verificar l’activitat econòmica si cal.
Llei General Tributària
A l’àmbit fiscal, la Llei General Tributària estableix un termini de conservació de 4 anys per a la documentació relacionada amb obligacions fiscals i tributàries. Aquest període (també conegut com a període de prescripció) és clau per a l’administració, que pot sol·licitar la revisió de les declaracions i justificacions fiscals de l’empresa durant aquest temps.
Llei Orgànica 7/2012
Tot i que no estableix una obligació, la Llei Orgànica 7/2012 recomana un termini de conservació de 10 anys per cobrir possibles situacions dinspecció o revisió, suggerint així que és convenient estendre larxiu de documents comptables i fiscals fins a aquest període per a més seguretat.
Interrupcions dels terminis
És important tenir en compte que aquests terminis es poden veure afectats si es produeixen inspeccions o actuacions de comprovació per part de l’Administració Tributària. En cas d‟una inspecció fiscal, el termini de conservació s‟interromp i comença a comptar novament des del moment en què es resol la inspecció. Això significa que, davant de situacions de revisió administrativa, l’empresa es pot veure obligada a conservar la documentació més enllà dels terminis habituals.
Format de conservació
Les empreses poden optar per conservar la documentació comptable en format físic (paper) o digital, segons el que millor s’ajusti a les necessitats d’arxiu i gestió. Tot i això, és important complir els requisits de cada format per garantir que els documents tinguin validesa legal.
Conservació física
Tradicionalment, la documentació es conserva en paper, especialment en el cas de documents originals que requereixen signatures físiques. Aquest format continua sent àmpliament acceptat i utilitzat, encara que ocupa espai i pot ser menys pràctic per a grans volums de documents.
Conservació digital
L’article 60 del Codi de comerç permet la conservació de documents en format digital utilitzant mitjans tècnics, magnètics o electrònics, sempre que es garanteixi una reproducció exacta dels documents originals. Aquesta opció facilita la gestió de grans volums d’informació i estalvia espai físic, a més de permetre una cerca ràpida dels documents emmagatzemats.
Requisits per als documents digitalitzats
Perquè els documents digitalitzats tinguin validesa, han de complir certs requisits d’autenticitat i reproductibilitat. Això vol dir que el sistema de digitalització ha de permetre una còpia fidel del document original i que, en cas que sigui necessari, l’empresa pugui presentar la documentació en un format que reprodueixi exactament la versió física. En aquest sentit, és recomanable utilitzar sistemes de fitxer certificats o autoritzats que garanteixin l’autenticitat dels documents digitalitzats.
Recomanacions per a la conservació de documents
Per optimitzar l’arxiu de la documentació comptable, es recomana implementar una sèrie de bones pràctiques que assegurin la validesa, l’organització i l’accessibilitat dels documents en tot moment:
Establir un sistema de fitxer eficient
Organitzar els documents en format físic o digital de manera ordenada en facilita la localització i evita pèrdues d’informació. Un sistema de fitxer eficient permet trobar ràpidament els documents necessaris, millorant així la gestió de la informació comptable.
Complir requisits d’autenticitat en documents digitalitzats
Assegurar-se que els documents digitalitzats compleixen les normes d’autenticitat i reproductibilitat és fonamental perquè tinguin validesa legal. Això inclou utilitzar eines de digitalització fiables i sistemes de fitxer que certifiquin l’exactitud de les còpies digitals.
Polítiques internes de conservació
Crear polítiques internes de conservació de documents ajuda a establir els terminis i els mètodes d’arxiu. Aquestes polítiques s’han d’adaptar a la normativa vigent, especificant-hi els tipus de documents i el temps durant el qual s’han de conservar, així com el format en què s’han de mantenir.
Còpies de seguretat
Realitzar còpies de seguretat periòdiques de documents digitals és essencial per evitar pèrdues d’informació per fallades tècniques o accidents. Les còpies de seguretat s’han de guardar en un lloc segur, idealment en un servidor extern o en un servei d’emmagatzematge al núvol, que en permeti la recuperació en cas de necessitat.
Registre de caducitat de documents
Mantenir un registre amb les dates de caducitat dels documents facilita l’eliminació controlada i segura dels que ja no cal conservar. Aquesta pràctica contribueix a evitar l’acumulació de documents obsolets hi ha mantenir un fitxer ordenat i actualitzat.
Conseqüències de no conservar la documentació
No conservar la documentació comptable obligatòria pot portar conseqüències serioses per a una empresa, tant en l’àmbit econòmic com en el legal. A continuació, es presenten els principals problemes que poden sorgir per la manca d’un fitxer adequat:
Possibles sancions
Sancions econòmiques imposades per lAdministració Tributària o per altres organismes de control. Aquestes sancions poden variar en funció de la gravetat de la infracció i el tipus de documentació que falti, i representen un risc econòmic significatiu per a l’empresa.
Problemes en cas d´inspeccions fiscals
En una inspecció fiscal, l’empresa ha de presentar tota la documentació necessària per justificar les declaracions d’impostos i la comptabilitat. No poder proporcionar aquesta informació pot portar a ajustaments tributaris, sancions addicionals i, en el pitjor dels casos, a una avaluació negativa que podria afectar la reputació de lempresa.
Complicacions legals
En situacions de litigi o conflicte, la documentació comptable és essencial per donar suport a la validesa de les operacions i els contractes de l’empresa. No comptar amb aquesta documentació pot debilitar la posició de lempresa en procediments legals, dificultant la justificació de transaccions i la defensa dels seus interessos.
Pèrdua de deduïbilitat de despeses
La deducció de certs despeses a la declaració d’impostos depèn que l’empresa pugui demostrar que aquests gastos van ser reals i estan degudament documentats. Sense els comprovants necessaris, l’empresa podria perdre la possibilitat de deduir aquests despeses, cosa que incrementaria la càrrega tributària.
La conservació adequada de la documentació comptable és fonamental per complir les obligacions legals i fiscals, i per mantenir una gestió ordenada i eficient. Al llarg d’aquest article, hem detallat els tipus de documents que cal conservar, els terminis legals per a l’arxiu i les millors pràctiques per a la gestió de la documentació comptable.
Atès que l‟incompliment d‟aquestes normatives pot resultar en sancions, problemes fiscals i complicacions legals, es recomana comptar amb l‟assessorament d‟un professional comptable o fiscal. Un especialista pot ajudar l’empresa a implementar un sistema de fitxer adequat, assegurant que es compleixin totes les obligacions legals i optimitzant la gestió de la documentació comptable per minimitzar riscos i garantir la protecció dels interessos de l’empresa.
