El protocolo familiar es una herramienta que promueve el progreso y la continuidad de la empresa familiar y facilita la gestión tanto de la empresa como de la familia empresaria.
Este documento contiene acuerdos y directrices con el objetivo de evitar conflictos entre los miembros de la familia empresaria, así como promover la permanencia de la empresa familiar con los consiguientes beneficios tanto para la propia familia empresaria como para la sociedad durante las siguientes generaciones.
En este artículo, explicamos mejor qué es un protocolo familiar y por qué es necesario.
¿Qué es un protocolo familiar?
Es un documento acordado entre los socios de la familia empresaria y los herederos, que expresa sus expectativas y establece un marco de funcionamiento para la empresa familiar. Este documento establece las funciones y responsabilidades, derechos y deberes, normas y sanciones que se aplican a todos los miembros de la familia empresaria.
¿Por qué es importante tener un protocolo familiar?
En las empresas familiares es habitual y deseable establecer mecanismos que regulen su sucesión familiar, su gestión y administración. Cuando uno de los socios de una empresa familiar fallece, sus acciones o participaciones en la empresa suelen transferirse a sus herederos.
Por lo tanto, los mecanismos de sucesión en la familia del empresario, que regulan la transmisión de la propiedad del capital de la empresa en caso de fallecimiento, desempeñan como tal, un papel esencial en la sucesión de la empresa familiar.
Su finalidad es garantizar la paz familiar y la continuidad de la empresa en sus manos.
Se trata, por tanto, de un acuerdo privado que no tiene fuerza vinculante, aunque puede formar parte de un contrato formal más extenso entre los miembros de la familia. Pretende regular la relación entre la empresa y la familia para evitar la confusión entre ambos ámbitos y, sobre todo, un instrumento para configurar la correcta transmisión generacional en la sucesión de toda empresa familiar.
Muchas empresas familiares tienen dudas a la hora de aplicar la sucesión familiar. Por ello, es muy importante conocer los aspectos más importantes del protocolo familiar y de los especialistas en sucesión de este tipo de empresas.
Aspectos clave del protocolo familiar
Algunos ejemplos de posibles contenidos del protocolo de la empresa familiar son:
Contratación, promoción, indemnización y despido
El protocolo familiar proporciona una mayor transparencia en la contratación de los miembros de la familia que trabajan en la empresa o en el órgano de administración, así como en cuestiones relacionadas con la promoción, la remuneración y el despido.
Incorporación a la empresa
La entrada de cualquier profesional en la empresa, ya sea heredero o no, debe considerar siempre las competencias necesarias para el crecimiento rentable, sostenible y a largo plazo de la empresa.
Presupuesto para la gobernanza familiar
Se recomienda que el protocolo especifique los parámetros para la distribución de este presupuesto y los criterios para su uso, de modo que no haya dudas sobre la asignación de fondos, por ejemplo, qué parte del dividendo puede utilizarse para formar a los miembros de la familia que se incorporarán a la empresa o crearán una oficina familiar.
Preparar a las próximas generaciones para que se conviertan en actores responsables
Se recomienda incluir en el protocolo cómo se prepararán las siguientes generaciones para continuar con la actividad de la sociedad, los valores, estudios, y las aspiraciones de la familia.
Salida de un socio familiar
Es importante que la familia establezca pautas y criterios según los cuales un miembro de la familia tiene derecho a conservar su participación en la misma. El objetivo de estas normas es preservar o aumentar el valor de la empresa en caso de venta.
Las normas de salida deben establecerse en el pacto de socios de la empresa, pero también pueden adjuntarse a los estatutos para su aplicación. Aclarar que cualquier disposición del protocolo que se incorpore a los estatutos debe estar en consonancia con la legislación mercantil vigente para evitar conflictos legales.
Partes del protocolo familiar
Los protocolos familiares institucionalizan tres partes reales de toma de decisiones en las que los miembros, las familias, los socios y la empresa se sienten representados individualmente. Son la administración de la empresa familiar.
El Consejo Familiar
El Consejo de Familia es un foro de liderazgo y gestión diseñado para ayudar a una familia empresaria a alcanzar su misión y sus objetivos importantes mediante las siguientes acciones:
- Creación de valores familiares.
- Misión y visión que aclaren los principios familiares importantes.
- El propósito.
- La dirección.
- Los objetivos clave.
Los acuerdos se alcanzan por consenso de todos los miembros. El consejo familiar elabora el protocolo de familia y se encarga de revisarlo y actualizarlo.
La Junta General de Socios
El objetivo principal de la Junta General de Socios es dar a los socios/familiares la oportunidad de votar tanto en asuntos corporativos como en la elección del consejo de administración.
El órgano de administración de la empresa
A medida que la empresa crece y se hace más compleja, es aconsejable formar un consejo de administración cuya tarea principal es determinar su estrategia y objetivos.
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