La contabilidad es una contabilización y organización sistemática de las operaciones financieras de una empresa o compañía. Muchas empresas tienen que hacer la contabilidad cada mes para presentarla a la Agencia Tributaria. Esto incluye la imputación, el balance de los ingresos y los gastos.
También incluye la declaración anticipada del impuesto sobre las ventas, la facturación y la devolución del impuesto sobre las ventas; por lo general, las empresas más grandes tienen contables que lo hacen por ellas. Los autónomos o las pequeñas empresas a veces también piden un asesor fiscal.
Pero al menos parte del trabajo suele ser realizado por la propia empresa. La preparación es relativamente simple: los documentos están ordenados cronológicamente para que el asesor fiscal pueda recibir un «paquete de trabajo» de esta manera. También incluye el informe de caja sin imputación y el extracto de cuenta si hay cuentas bancarias disponibles.
Estos se administran solos. Además, los cálculos, recordatorios e inventarios son proporcionados por la empresa por su propia cuenta. Aquí encontrarás los pasos sobre cómo preparar los documentos de contabilidad antes de reunirte con tu contable.
1. Clasificación previa de los recibos
Incluso la empresa más pequeña siempre tiene al menos un estado de cuenta. También hay un recibo por cada transacción de pago que aparece en el extracto bancario. Se trata, por ejemplo, de facturas escritas, facturas de proveedores y pagos de nóminas. El primer paso para ahorrar tiempo al asesor fiscal es clasificar los recibos directamente detrás del estado contable correspondiente.
Se archivan las hojas individuales de los extractos de cuenta y se clasifican los documentos que están detrás de ellas. Apenas hay asesores fiscales que no quieran que al menos este trabajo lo haga la propia empresa.
2. Introducir sólo las cantidades
Los contables, ya sean asesores fiscales o sus asistentes, registran todas las contribuciones de las facturas y los tipos de gastos con la ayuda de programas informáticos. Si el importe se asigna correctamente al número correspondiente, el software calcula automáticamente los tipos impositivos correctos.
El resultado es, entre otras cosas, declaraciones anticipadas de impuestos sobre las ventas, que se generan automáticamente. En principio, también puedes hacer las entradas por tu cuenta. Esto no es tan difícil, ya que los costes resultantes se repiten con frecuencia. Esto incluye, por ejemplo, los gastos de teléfono, alquiler y salarios.
Hay varios programas de contabilidad que ofrecen modelos para tales reservas; éstos pueden utilizarse una y otra vez. También para las facturas, con las que las empresas obtienen sus beneficios, existe un automatización, que genera en el transcurso de la presentación de la factura las partidas abiertas automáticamente con la contabilidad. Así que si te sobra un poco de tiempo y concentración, puedes hacer una parte de la contabilidad por tu cuenta.
3. Discutir los preparativos con el asesor fiscal
En el proceso de preparación de la contabilidad se realizan diversas actividades. Por ejemplo, clasificar y archivar los recibos, comprobar los movimientos de las cuentas, redactar las facturas, reclamar, llevar los libros de caja, así como las facturas entrantes y salientes. La preparación de informes de gastos de viaje también forma parte del proceso preparatorio de contabilidad.
Los comprobantes individuales se clasifican según si el balance anual es necesario para la empresa o si la factura debe crear un superávit de ingresos. El objetivo del proceso de preparación es proporcionar al asesor fiscal los recibos y documentos que ya han sido procesados, clasificados y auditados.
Todas las tareas, que el asesor fiscal considera como preparación de la contabilidad, deben y pueden ser discutidas en detalle individualmente. Así que no hay problema en hablar abiertamente sobre si se pueden ahorrar costes si adelantas parte del trabajo por tu cuenta.
4. Delegar las tareas de preparación de la contabilidad a los proveedores de servicios
Si no quiere hacer los preparativos de la contabilidad por tu cuenta, pero tampoco quieres contratar a un asesor fiscal, puedes delegar ambas tareas a diferentes proveedores de servicios. Un proveedor de servicios se encarga del proceso de preparación de la contabilidad, que muchas empresas hacen por sí mismas.
Después se recopilan los recibos clasificados y se envían al asesor fiscal. La ventaja de esta solución es obvia porque de esta manera las empresas pueden ahorrarse mucho trabajo. En determinadas circunstancias también puede ser posible ahorrarse dinero porque no es necesario contratar a más personal; el inconveniente de esto es que, por supuesto, hay costes que realmente podrían ahorrarse.
¿Cuánto cuestan los proveedores de servicios?
Una pregunta importante es cuánto cuestan las tareas de preparación. No es posible dar una respuesta a esta pregunta. Como con cualquier otro servicio, tiene sentido, por lo tanto, comparar los costes entre sí – sin embargo, y como en el caso de otros servicios, uno no debe fijarse sólo en el precio. La calidad del trabajo debe ser buena, el asesor fiscal también debe ser capaz de trabajar con los documentos después.
¿Qué es lo que no pertenece a la preparación de la declaración de impuestos?
Las propias contabilizaciones, las imputaciones, los trámites de las nóminas, los balances, los estados financieros y cuestiones similares ya no forman parte del proceso de preparación. Estos los asume el contable o la propia Agencia Tributaria.
Si tiene alguna pregunta sobre este tema, póngase en contacto con nuestros asesores fiscales en Barcelona por correo electrónico o por teléfono.
