Dirigir exitosamente un negocio significa controlar cien variables diferentes a la vez. Gestionar a tus empleados, intentar diferenciar tu negocio y asegurarse de que el dinero esté ahí cuando lo necesites.
Mantener un flujo de caja saludable es clave para la salud financiera de cualquier negocio. Para ganar dinero, hay que gastarlo, por tanto, hay que controlar a dónde va.
Cuando se trata de mantener registros financieros precisos, el libro mayor es una de las herramientas más importantes que tienes a tu alcance.
¿Qué es un libro mayor en contabilidad?
Un libro mayor es el conjunto de cuentas numeradas que una entidad usa para seguir sus transacciones financieras y preparar informes financieros. Cada cuenta es un registro único que resume todos los tipos de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.
Un plan de cuentas enumera todas las cuentas del libro mayor. En una gran empresa, pueden ser miles.
¿Qué partes tiene un libro mayor?
- Balance de situación;
- Cuenta de resultados;
- Cuentas (también, cuentas individuales);
- Hojas de cuentas;
- Diario.
Durante el proceso contable, se utilizan otros registros aparte del libro mayor. Son los diarios o libros diarios. Sirven para registrar las transacciones diarias, como por ejemplo, los pagos en efectivo de una factura. Sus totales se contabilizan en las cuentas apropiadas del libro mayor.
En cambio, en los programas informáticos de contabilidad, las transacciones suelen registrarse en libros auxiliares o módulos.
Los totales calculados en el libro mayor se registran luego en otros informes financieros clave, concretamente en el balance, que registra el activo y el pasivo. También en la cuenta de resultados, que informa de los ingresos y los gastos.
Las cuentas de resultados se consideran cuentas temporales y se cierran al final del ejercicio contable. Sus saldos netos positivos o negativos se suman a la parte del balance correspondiente al patrimonio neto, especialmente a los fondos propios de una empresa privada o a los beneficios no distribuidos de una empresa sin ánimo de lucro. También a las cifras que se obtienen deduciendo los pasivos de los activos.
En cambio, las cuentas que se incluyen en el balance son cuentas permanentes que se utilizan para hacer un seguimiento actualizado de la situación financiera de la empresa.
Las cuentas del libro mayor no son cuentas presupuestarias. Muestran los gastos o ingresos reales en lugar de los importes previstos en un presupuesto.
Tipos de cuentas del libro mayor
En general, el libro mayor contiene cuentas correspondientes tanto a la cuenta de resultados como al balance para los que están destinados.
La parte de ingresos de la cuenta de resultados puede incluir los totales de las cuentas del libro mayor para el dinero en efectivo, el inventario y las cuentas por cobrar que se deben a la empresa. A veces se encuentran divididas en departamentos como ventas y servicios y gastos relacionados.
El lado de los gastos de la cuenta de resultados puede basarse en las cuentas del libro mayor para los gastos de intereses y los gastos de publicidad.
Otras cuentas del libro mayor resumen las transacciones para las categorías de activos como la maquinaria, los activos, las cuentas por pagar o los préstamos comerciales.
Otros tipos de cuentas del libro mayor
Mientras que las cuentas anteriores aparecen en todos los libros mayores, otras cuentas pueden utilizarse para seguir categorías específicas, realizar cálculos útiles o agrupar cuentas. Este último tipo se denomina cuenta de conciliación.
Clasificando el libro mayor
Los Comprobantes
El registro de todos los comprobantes constituye la base para la asignación y contabilización de los importes en cuentas específicas. Esto incluye, por ejemplo, todas las facturas emitidas, facturas recibidas, comprobantes de caja y extractos bancarios.
El registro de la propiedad
Todas las operaciones comerciales se registran en orden cronológico. Se incluyen los asientos de apertura, asientos corrientes, asientos preparatorios de cierre y los propios asientos de cierre.
Estos se trasladan al registro de la propiedad, también llamado diario o agenda.
El libro mayor
El control de una empresa sólo se completa con el libro mayor.
Una vez realizada la imputación temporal, el libro mayor se ocupa de la imputación fáctica de todas las operaciones comerciales inscritas en el registro de la propiedad.
Los libros auxiliares
Para poder realizar devengos y aplazamientos y tener además una mejor visión de las partidas individuales del libro mayor, existen también los llamados libros auxiliares.
Por ejemplo, el libro de nóminas, el libro de inversiones, el libro de cuentas corrientes, el libro de caja o el libro de facturas emitidas.
Contabilidad por partida doble
Según las reglas de la contabilidad por partida doble, cada entrada en el libro mayor debe aparecer en dos lugares: una vez como débito y otra como crédito correspondiente. Y los dos juntos deben ser iguales a cero.
Los términos débito y crédito no tienen un significado cotidiano, y el hecho de que cada uno de ellos se sume o se reste al total de una cuenta depende del tipo de cuenta. Por ejemplo, cargar una cuenta de ingresos supone un aumento de capital, mientras que la misma acción en una cuenta de gastos supone una disminución de capital.
Conciliación del libro mayor
Al final de cada período contable, se calcula el total del balance enumerando todas las cuentas de débito, crédito y sus totales, separando las cuentas de débito de las de crédito.
A continuación, se suman las cuentas deudoras y acreedoras para asegurarse de que ambas son iguales. Si no lo son, el contable puede buscar errores en las cuentas y en los diarios.
Las empresas utilizan un proceso de conciliación del libro mayor para encontrar y corregir esos errores en los registros contables.
Conclusión
Un mundo empresarial en constante cambio también está sujeto a requisitos dinámicos y necesita una planificación especial. El libro mayor, y la contabilidad en general, deben cumplir siempre con estos requisitos.
