Cuatro meses después de cerrar el ejercicio económico de la empresa, normalmente hasta el 30 de abril, para las compañías que cierran a 31 de diciembre, todas las sociedades mercantiles tienen la obligación de presentar sus libros contables en el Registro Mercantil. Su formalización se tiene que hacer por Internet, de manera que muchas veces surgen dudas sobre si se estará haciendo correctamente. Seguidamente aclaramos algunas de las dudas más frecuentes a la hora de legalizar los libros contables oficiales.
¿Qué libros contables se deben presentar?
Los libros oficiales que se deben presentar para legalizar son:
• Un Balance de sumas y saldos trimestral
• Un Balance de situación
• La Cuenta de Explotación
• Un libro Diario
• Las Cuentas Anuales formuladas por el órgano de administración
• El libro de Actas de la Junta
• El libro de Actas del Consejo de Administración
• En Sociedades Limitadas: El libro de Registro de Socios
• En Sociedades Anónimas: El libro de Registro de Acciones Nominativas si ha habido cambios
• En sociedades Unipersonales: El libro de Registro de Contratos con el socio único
Si no se desea que el Registro Mercantil vea el contenido del libro de Actas, se puede encriptar mediante una contraseña.
¿Cómo legalizar los libros oficiales por Internet?
La legalización de los libros contables solo se puede hacer telemáticamente a través del programa Legalia. Para acceder a él se debe tener una firma digital reconocida y estar abonado como usuario de la página del Colegio de Registradores. Una vez que se tengan todos los datos rellenados, el proceso de legalización es bastante sencillo e intuitivo, aunque el Colegio de Registradores ha elaborado un manual para resolver cualquier duda. Obviamente, se necesitará que todos los libros estén en el ordenador en formato PDF o bien Excel para poderlos incluir en el programa.
Una vez que se envíen los libros al registro, se procederá a su tratamiento. A continuación, se recibirá vía telemática una acreditación que afirme que los libros se han presentado y más tarde, ser recibirá confirmación de si el proceso de legalización es correcto o defectuoso.
Error en la legalización de libros
Existen algunos errores que se repiten frecuentemente a la presentación de los libros contables. El más típico de todos es que se considere fuera de plazo de presentación cuando se presentan libros de compañías que no cierran el ejercicio el 31 de diciembre. Cabe recordar que no se deben presentar siempre el 30 de abril, sino 4 meses después de cerrar el ejercicio social. Además, hay que saber que, aunque se utiliza la vía telemática, cualquier entrega realizada a partir de las 17 horas (cinco de la tarde) será considerada que se hace el día siguiente.
Otros errores comunes son que los números de los libros no coincidan con los que tiene el Registro (ya que tienen que ser correlativos), que falten libros por entregar o que los documentos adjuntados no se correspondan con los que deberían ser.
En GM Tax Consultancy tenemos una amplia experiencia con la legalización de libros contables oficiales y nos adaptamos a casa caso, sea cual sea. Si tienes cualquier duda o necesitas asesoría sobre este tema, no dudes en contactar con nosotros.
