¿Qué es el protocolo familiar?

family protocol

El protocolo familiar es una herramienta que promueve el progreso de la empresa familiar y facilita la gestión tanto de la empresa como de la familia empresaria.

El protocolo familiar, contiene directrices para la gestión de la familia y de la empresa, promoviendo la permanencia de la empresa familiar con los consiguientes beneficios tanto para la propia familia empresaria como para la sociedad y la economía de la que forma parte.

En este artículo, explicamos mejor qué es un protocolo familiar y por qué es necesario.

¿Qué es un protocolo familiar?

Es un documento acordado entre los socios de la familia empresaria y los herederos, que expresa sus expectativas en un acuerdo plasmado en un documento formal. Este documento establece las funciones y responsabilidades, derechos y deberes, normas y sanciones que se aplican a todos los miembros de la familia empresaria.

¿Por qué es importante tener un protocolo familiar?

En las empresas familiares es habitual y deseable establecer mecanismos que regulen su sucesión familiar, su gestión y administración. Cuando uno de los socios de una empresa familiar fallece, las acciones o participaciones de la empresa que poseía pasan inevitablemente a sus herederos. 

Por lo tanto, los mecanismos de sucesión en la familia del empresario, que regulan la transmisión de la propiedad del capital de la empresa en caso de fallecimiento, desempeñan como tal, un papel esencial en la sucesión de la empresa familiar.

Su finalidad es garantizar la paz familiar y la continuidad de la empresa en sus manos.

Se trata, por tanto, de un instrumento jurídico independiente de la regulación empresarial, que pretende regular la relación entre la empresa y la familia para evitar la confusión entre ambos ámbitos y, sobre todo, un instrumento para configurar la correcta transmisión generacional en la sucesión de toda empresa familiar.

Muchas empresas familiares tienen dudas a la hora de aplicar la sucesión familiar. Por ello, es muy importante conocer los aspectos más importantes del protocolo familiar y de los especialistas en sucesión de este tipo de empresas.

Aspectos clave del protocolo familiar

Los aspectos más importantes del protocolo de la empresa familiar son:

Contratación, promoción, indemnización y despido

El protocolo familiar proporciona una mayor transparencia en la contratación de los miembros de la familia que trabajan en la empresa o en el órgano de gobierno, así como en cuestiones relacionadas con la promoción, la remuneración y el despido.

Incorporación a la empresa

La entrada de cualquier profesional en la empresa, ya sea heredero o no, debe considerar siempre las competencias necesarias para el crecimiento rentable, sostenible y a largo plazo de la empresa.

Presupuesto para la gobernanza familiar

Se recomienda que el protocolo especifique los parámetros para la distribución de este presupuesto y los criterios para su uso, de modo que no haya dudas sobre la asignación de fondos, por ejemplo, qué parte del dividendo puede utilizarse para formar a los miembros de la familia que se incorporarán a la empresa o crearán una oficina familiar.

Estado civil/cónyuge o hijastros

Una forma de reducir el estrés emocional asociado a estos acontecimientos es contar con un protocolo que establezca el plan de matrimonio ideal para una familia empresaria.

Preparar a las próximas generaciones para que se conviertan en actores responsables

Se recomienda incluir en el protocolo cómo se prepararán las siguientes generaciones para continuar con la herencia, los valores y las aspiraciones de la familia

Uso de bienes y servicios

Lo ideal es que no se permita a los miembros de la familia utilizar los bienes y servicios, el acceso a los empleados u otros recursos de la empresa en beneficio personal. También es importante establecer criterios de prioridad en el protocolo familiar y someter a los cónyuges y otros familiares a estos criterios.

Finalización de una asociación

Es importante que la familia establezca pautas y criterios según los cuales un miembro de la familia tiene derecho a conservar su participación en la misma. El objetivo de estas normas es preservar o aumentar el valor de la empresa en caso de venta. 

Las normas de salida deben establecerse en el contrato con la empresa, pero también pueden adjuntarse a los estatutos para su aplicación.

Partes del protocolo familiar 

Los protocolos familiares institucionalizan tres partes reales de discusión y toma de decisiones en las que los miembros, las familias, los accionistas y la empresa se sienten representados individualmente. Son la administración de la empresa familiar.

El Consejo Familiar

El Consejo de Familia es un foro de liderazgo y gestión diseñado para ayudar a una familia empresaria a alcanzar su misión y sus objetivos importantes mediante las siguientes acciones:

  • Creación de valores familiares convincentes.
  • Misión y visión que aclaren los principios familiares importantes.
  • El propósito.
  • La dirección.
  • Los objetivos clave.

Los acuerdos se alcanzan por consenso de todos los miembros. El consejo familiar elabora el protocolo de familia y se encarga de revisarlo y actualizarlo.

La Junta General de Socios

El objetivo principal de la Junta General de Socios es dar a los accionistas/familiares la oportunidad de votar tanto en asuntos corporativos como en la elección del consejo de administración.

El órgano de administración de la empresa

A medida que la empresa crece y se hace más compleja, es aconsejable formar un consejo de administración cuya tarea principal es determinar su estrategia y objetivos.

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