Como empresario, debes entregar a tus empleados los comprobantes de pago completos después de haber cobrado. Dichos documentos les proporcionan información importante sobre el importe de los impuestos sobre el salario y las cotizaciones a la seguridad social que has pagado a la Agencia Tributaria y a los organismos de seguridad social.
Por lo tanto, la declaración de la nómina es una prueba esencial de que se cumplieron correctamente todos los requisitos fiscales. En este artículo, conocerás a que debes prestar atención en la nómina y cómo puedes prepararla correctamente.
¿Qué es una nómina?
La nómina es un sistema que las empresas utilizan para pagar a sus empleados. Consiste en llevar un registro de las horas trabajadas por los empleados, calcular su salario y luego emitir los pagos. La nómina puede hacerse manualmente o mediante un programa informático.
Un comprobante de pago es básicamente un documento que contiene información sobre cómo se compone el salario de un empleado durante un determinado periodo de tiempo. Por lo tanto, los comprobantes de pago suelen emitirse mensualmente.
El formulario debe desglosar detalladamente el pago realizado para que todas las partes implicadas puedan hacer un seguimiento preciso del salario:
- Empleado;
- Empleador;
- Oficina fiscal.
Para cumplir estos requisitos, un comprobante de pago debe contener todas las cifras relevantes relacionadas con los ingresos, así como las deducciones y los impuestos.
Legislación sobre nóminas en España
La legislación laboral española establece que todos los trabajadores tienen derecho a recibir un comprobante de pago que contenga, como mínimo, la siguiente información:
- Nombre y apellidos del trabajador.
- DNI o NIE del trabajador.
- Categoría profesional.
- Fecha de ingreso en la empresa.
- Salario bruto.
- Cotizaciones a la Seguridad Social.
- Retenciones del IRPF.
- Otros conceptos (como horas extras, comisiones, etc.).
En España, la legislación sobre las nóminas se rige por el Instituto Nacional de la Seguridad Social. El Instituto Nacional de la Seguridad Social se encarga de administrar el sistema de seguridad social y de velar por el cumplimiento de la ley por parte de los empleadores.
Los empleadores deben inscribirse en el Instituto Nacional de la Seguridad Social y cotizar mensualmente al sistema de seguridad social. Los trabajadores también están obligados a cotizar al sistema. Se utiliza un sistema específico llamado RED.
¿Qué datos debe contener un comprobante de pago?
Un comprobante de pago debe contener el nombre del empleado, las fechas del periodo de pago, el número de identificación del empleado, el nombre de la empresa, la dirección de la empresa, el monto del pago y cualquier deducción.
Pagos o Remuneraciones
Para calcular el salario bruto, hay que tener en cuenta varios factores.
Por regla general, el salario bruto está formado por estos componentes:
- el salario base;
- componentes salariales variables, relacionados con el rendimiento. Por ejemplo, primas, asignaciones o beneficios no monetarios.
Además del salario base, los empleados pueden esperar los denominados complementos y bonificaciones. Los complementos tienen que tributar, las asignaciones se añaden al salario bruto y, por tanto, también tributan, como por ejemplo el pago de las vacaciones o los bonos navideños.
Además, los empleados pueden completar su salario base con pagos de bonificaciones relacionadas con el rendimiento por parte del empleador:
- Bonos o comisiones (Plus Convenio);
- Prestaciones de valor monetario y salarios en especie (por ejemplo, vehículo de empresa, asignación para comer, etc.);
- Otras prestaciones especiales (por ejemplo, bonos de aniversario, pagos de bonos).
Todas las posibilidades antes mencionadas contribuyen a que el salario base pueda aumentar varias veces, lo que da lugar a diferentes salarios brutos a final de mes. La composición exacta del salario bruto se registra en las listas de nóminas a efectos de la contabilidad de nóminas.
Deducciones
Como empleador, eres responsable de calcular correctamente todas las cotizaciones a la seguridad social y los impuestos sobre la renta de los comprobantes de pago mensuales de tus empleados. Asimismo, estás en la obligación de transferirlos a los organismos de recaudación correspondientes y a la Agencia Tributaria a tiempo.
Por tal motivo, debes llevar una cuenta de nómina por cada empleado. Además, como empleador, también debes pagar las cotizaciones.
En España, las cotizaciones a la Seguridad Social las realizan tanto los trabajadores como los empleadores. El sistema de seguridad social cubre un amplio abanico de prestaciones, entre las que se encuentran las jubilaciones, las pensiones de invalidez y de supervivencia, la asistencia sanitaria y las prestaciones de desempleo.
El tipo de cotización a la Seguridad Social para los trabajadores es del 6,35% de su salario bruto, mientras que el tipo de cotización del empresario es del 29,3% del salario bruto del trabajador.
El siguiente es un ejemplo de cómo funciona la nómina en España.
El empresario retiene del salario del trabajador lo siguiente:
- Las cotizaciones a la Seguridad Social que paga el trabajador
- El impuesto sobre la renta:
En total, el costo de los salarios es el 35,65 % del salario bruto del empleado.
Preparación de los comprobantes de pago
Cuando prepares los comprobantes de pago, debes trabajar siempre con cuidado y no permitirte ningún descuido. La razón: si accidentalmente haces entradas incorrectas, corregirlas no solo te costará tiempo, sino también mucho dinero.
Es importante que te atengas a las directrices vigentes y que entregues los documentos con toda la información obligatoria cuando prepares el comprobante de pago.
En España, el proceso de elaboración del comprobante de pago suele incluir los siguientes pasos:
1. El empleador calcula el salario bruto del empleado, teniendo en cuenta todas las formas de remuneración, incluido el salario, las bonificaciones, las comisiones y los complementos.
2. Luego, el empleador retiene todas las deducciones obligatorias del salario bruto, incluido el impuesto sobre la renta, las cotizaciones a la seguridad social y las cotizaciones al seguro médico.
3. Seguidamente, el empleador calcula las posibles deducciones adicionales, tales como las correspondientes a las cotizaciones a la pensión o a las cuotas sindicales.
4. A continuación, el empleador calcula el salario neto, que es el salario neto del empleado.
5. El empleador entrega al trabajador un comprobante de pago, que debe incluir toda la información pertinente sobre el salario y las deducciones del trabajador.
6. El empleador presenta los formularios de la Seguridad Social y los paga mensualmente y los formularios de retenciones y los paga mensual o trimestralmente, según el caso.
Externalización de la contabilidad de nóminas
Como empleador, tienes algunas tareas y obligaciones exigentes en el ámbito de la contabilidad de nóminas:
- Pagar a tiempo el impuesto sobre los salarios y las cotizaciones a la seguridad social a las autoridades competentes;
- Emitir los certificados correspondientes;
- Llevar los registros de las nóminas y cumplir con los periodos de conservación correspondientes;
- Cumplir con las obligaciones de información a las instituciones de seguridad social y a la oficina de impuestos.
La mayoría de las pequeñas y medianas empresas no tienen el tiempo o los conocimientos necesarios para ocuparse ellas mismas de sus nóminas mensuales. En este caso, puede tener sentido externalizar la contabilidad de las nóminas y, por tanto, también las nóminas.
Tienes la opción de subcontratar estas tareas a un asesor fiscal.
La externalización de la contabilidad de las nóminas ofrece una serie de ventajas, especialmente para las pequeñas y medianas empresas:
- El tiempo y el esfuerzo financiero son significativamente menores.
- Al no ser necesario contratar a un empleado para esta tarea, no hay gastos de personal.
- No hay que lidiar constantemente con los cambios en la legislación fiscal.
Conclusión
Las nóminas y las cuestiones salariales son un campo muy sensible e importante para una empresa por lo que te recomendamos que pongas este asunto en manos de un experto laboral con profundos conocimientos y experiencia en este ámbito.
Ponte en contacto con nuestros asesores fiscales en Barcelona por correo electrónico o por teléfono.
