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Cómo garantizar el cumplimiento legal de una empresa

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El cumplimiento de la legalidad es cada vez más importante para las empresas.

El incumplimiento de la legislación puede acarrear graves consecuencias, como sanciones corporativas, desvío de beneficios, multas o incluso la puesta en marcha de procedimientos judiciales contra la empresa.

Para poder evitar estas consecuencias, se necesita un asesoramiento jurídico profesional.

En este artículo, te explicamos todos los aspectos del cumplimiento de la legislación.

Cumplimiento legal de una empresa, ¿a qué nos referimos?

Significa cumplir con la normativa legal y los requisitos reguladores y reglamentarios en todos los ámbitos de la empresa.

Su objetivo es garantizar que la conducta y las acciones de la empresa, o de sus representantes, se ajusten a las normas legales y éticas aplicables. Esto también es imputable a las empresas subsidiarias en el extranjero, que deben adaptarse a la legislación medioambiental local.

El derecho medioambiental se compone de diversas cuestiones legales, cuyas leyes y reglamentos hay que filtrar según afecten a la empresa.

El cumplimiento de la normativa legal debe garantizarse en todo momento y debe revisarse de forma continua.

Gestión del cumplimiento legal empresarial

Aunque el cumplimiento de la normativa afecta a todos los integrantes de la sociedad, quien está mayormente en el punto de mira es la dirección de la empresa, porque es la responsable de evitar las infracciones legales con la ayuda de un consejo de supervisión y de tomar las medidas adecuadas.

La dirección es responsable de cumplir toda la normativa aplicable.

Por ejemplo, cumplir la legislación laboral, la seguridad en el trabajo, la protección contra incendios, la legislación antimonopolio, las finanzas, los impuestos y la gestión de la calidad

Dependiendo del tamaño de las empresas o compañías, existen diferentes soluciones en cuanto a la gestión del cumplimiento legal. Las grandes empresas tienen departamentos jurídicos internos completos que también se ocupan de seguir su cumplimiento.

En ausencia de un departamento jurídico interno, este seguimiento y gestión, se encarga a bufetes de abogados externos. Estos, ejercen la tarea de asesorar e investigar regularmente sobre el cumplimiento de la legalidad. Sin duda, la profesionalidad y la confianza desempeñan un papel importante en este tipo de procedimientos.

Por lo tanto, es importante elegir un bufete de abogados bien preparado y con experiencia en este ámbito.

Diferencias entre legalidad y cumplimiento

El término “cumplimiento” se utiliza tanto en la gestión empresarial como en el derecho: el cumplimiento de las leyes nacionales, internacionales y europeas, así como de los reglamentos, las distintas directivas, las normas o los compromisos voluntarios y en especial de los reglamentos internos.

El cumplimiento es un tema que afecta prácticamente a todas las empresas.

En la práctica, y en ausencia de requisitos legales generales, no es infrecuente que el departamento encargado de seguir el cumplimiento de la normativa se integre en un departamento jurídico.

Estos departamentos se organizan más en función de la gobernanza que de los mismos departamentos jurídicos. Sin embargo, cabría esperar que los principios organizativos de los departamentos de cumplimiento fueran transmitidos también a los departamentos jurídicos en los casos en que la organización sea conjunta.

Por lo tanto, las empresas tienden a ver una similitud temática suficiente entre el cumplimiento y el derecho, como para ubicarlos predominantemente en una unidad organizativa común. Pero hay que tener en cuenta que los métodos de trabajo de ambas funciones difieren significativamente en algunos casos.

En principio, los departamentos de cumplimiento legal trabajan de forma proactiva, por ejemplo:

> realizan evaluaciones de riesgo sin motivo real para evaluar la aparición de riesgos en la empresa desde el punto de vista del cumplimiento.

> construyen sistemas de gestión del cumplimiento para gestionar los riesgos existentes, es decir, para evitarlos o al menos reducirlos.

En cambio, tradicionalmente, los departamentos jurídicos trabajan de forma más reactiva, por ejemplo:

> respondiendo a las cuestiones jurídicas que se les plantean.

> ocupándose de los riesgos cuando ya existen en cierta medida.

A pesar de que sean formas diferentes de trabajar, la gran mayoría de las empresas consideran que una fusión de los dos departamentos es sensata.

¿Qué medidas de cumplimiento necesita una empresa?

Diseñar un “sistema de cumplimiento” que funcione depende, en primer lugar, de cada empresa.

Aparte de tener en cuenta el sector en el que opera la empresa, hay varios factores que desempeñan un papel importante, en particular, si ya se han producido infracciones de las normas en el pasado y si ya existen mecanismos de control en los distintos ámbitos jurídicos.

Por lo tanto, no hay una respuesta general a la pregunta de qué medidas de cumplimiento parecen tener sentido para la empresa en cuestión. Esta pregunta sólo puede responderse razonablemente tras un correspondiente análisis de riesgos.

Por un lado, es preferible que la empresa aplique las medidas adecuadas de cumplimiento para los ámbitos con más “riesgo futuro a tener responsabilidad”; por otro lado, casi todas las empresas necesitan módulos de cumplimiento específicos del sector adaptados a sus necesidades.

Auditoría de cumplimiento legal: Checklist

Para que el cumplimiento legal funcione en una empresa, todos los empleados y responsables deben cumplir ciertos requisitos.

Esta lista de comprobación puede utilizarse para llevar a cabo una auditoría:

> Evaluar el ejemplo positivo de los superiores y la dirección de la empresa.

> Directrices con instrucciones claras y prácticas para prevenir y tratar las conductas ilícitas.

> Punto de contacto o plataforma eficaz para los denunciantes.

> Informar y formar regularmente a los empleados sobre las leyes y las medidas de seguridad necesarias para su funcionamiento.

> Establecer un sistema de control interno eficaz combinando múltiples métodos de prevención y detección de infracciones.

> Realizar auditorías contables periódicas: incluso cuando no haya obligación legal de hacerlo, evaluando los estados financieros por un auditor.

> Revisión de los hechos por parte de auditores internos o externos como parte de las auditorías rutinarias o en caso de sospechas específicas.

> Reglamentación de las firmas, de modo que deban firmar al menos dos personas y exista una autoridad de control adicional.

> Nunca hacer que la facturación y la contabilidad sean realizadas por una sola persona, sino separar ambas funciones.

> Análisis periódico de las áreas de riesgo.

> Concienciar a los empleados mediante formación e información sobre prácticas delictivas y sus consecuencias.

> Medidas técnicas de protección de datos.

> Medidas de seguridad en los departamentos de investigación y desarrollo.

> Catálogo de medidas en caso de actos delictivos.

> Tras el cese de la relación laboral, bloquear inmediatamente los accesos y contraseñas de la persona en cuestión y ordenar la devolución de todos los soportes de datos o el borrado definitivo de los datos de la empresa en los dispositivos privados.

La importancia del cumplimiento de la normativa para las empresas

Una organización con un buen cumplimiento legal que funcione, puede:

> Reducir los riesgos penales y civiles.

> Obtener una ventaja competitiva, ya que muchos clientes públicos sólo adjudican sus contratos si se puede demostrar una gestión adecuada del cumplimiento.

> Garantizar el cumplimiento de determinadas normas y directrices.

> Detectar o prevenir infracciones.

El cumplimiento de la legalidad significa garantizar los requisitos legales en el ámbito medioambiental.

Muchas empresas emplean abogados para mantener el correcto cumplimiento legal, por lo que ejecutar esta tarea es un gran reto para los encargados de hacerlo.

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