La contabilidad se encarga de documentar las llamadas transacciones comerciales . Estas son todas las transacciones que afectan a los activos de una empresa, como las transacciones de los clientes , los pagos de los salarios o los préstamos .

En gm consultancy, ofrecemos un servicio completo de contabilidad de acuerdo a las necesidades específicas de cada cliente.

Si los recibos de tu negocio se acumulan, descubre lo que los contables externos pueden hacer por ti.

¿Cuáles son las ventajas de los servicios de contabilidad externa?

Muchos trabajadores autónomos dan por sentado que subcontratar la contabilidad sólo vale la pena para las grandes empresas, pero nada más lejos de la realidad. Son especialmente las empresas que se se encuentran en su fase inicial o las pequeñas y medianas empresas las que pueden llegar a encontrarse desbordadas por el esfuerzo y los costes de la contabilidad interna.

La contabilidad es un “consumidor de recursos”

Para los contables no profesionales o autodidactas, la contabilidad interna se convierte rápidamente en una verdadera pérdida de tiempo, debido a la falta de rutina. Tú o tus empleados necesitáis invertir demasiado tiempo para familiarizaros con los complejos problemas financieros y fiscales. Esto no solo no es ineficiente, sino que también comporta ciertos riesgos. Los recibos no contabilizados, los errores contables o la falta de documentación de los procedimientos pueden derivar en sanciones si la Agencia Tributaria lo investiga. Para cumplir con los requisitos de la normativa legal, deberás invertir mucho tiempo y energía para familiarizarte con todos los detalles. Incluso el más mínimo error en la contabilidad puede conducir a problemas con las autoridades fiscales, ya que es el contable quien asume automáticamente la responsabilidad civil y penal por los errores. La ignorancia tampoco protege del castigo en este caso.

Aumento de los costes salariales para los contables

Debido a la creciente demanda de una contabilidad adecuada y de la necesidad de conservar y documentar los registros, los sueldos de los contables también están aumentando. Los especialistas no sólo son difíciles de encontrar, sino también bastante caros. Especialmente en una empresa de reciente creación, las nuevas contrataciones pueden convertirse fácilmente en todo un desafío presupuestario.

A menudo se pasa por alto que la contratación de contables propios no sólo incluye los costes salariales, sino también la creación del puesto de trabajo: esto incluye el software de contabilidad apropiado y la compra regular de licencias de usuario. Si se quiere mantener al contable de la empresa al día con la jurisprudencia más reciente, hay que seguir planificando los costes de la formación continua y los materiales formativos necesarios.

Eficiencia financiera: el presupuesto de subcontratación es transparente y fácil de planificar

La principal ventaja de subcontratar la contabilidad es que se puede presupuestar fácilmente cada mes. Existen proveedores de servicios de contabilidad que ofrecen dos opciones para calcular sus precios: basándose en el número de asientos contabilizados o bien basándose en el total de ventas realizadas.

Checklist: ¿Cuándo tiene sentido contratar un servicio de contabilidad externo?

La contabilidad es un asunto siempre presente en todas las empresas. ¿Pero cuándo es el momento adecuado para considerar la subcontratación? Averigua con la ayuda de esta checklist si tu empresa puede beneficiarse de la contabilidad externa.

  • Tu empresa aún no tiene un contable interno y consideras que tu negocio principal ya está funcionando a pleno rendimiento.
  • Tú o tus empleados lleváis la contabilidad por vosotros mismos, pero no tenéis tiempo para una formación adecuada en contabilidad y sobre las últimas novedades y actualizaciones del sector.
  • No quieres correr el riesgo de ser considerado responsable por la Agencia Tributarios de haber cometido errores de contabilidad.
  • No tienes ni el tiempo ni los recursos financieros necesarios para contratar a tus propios empleados para llevar la contabilidad.
  • Quieres evitar las ausencias por vacaciones o enfermedad que pueden ocurrir al contratar a tus propios empleados.

Servicios de contabilidad externa: Modelos Flexibles

La externalización completa de la contabilidad no tiene sentido para cualquier empresa. Sin embargo, hay una variedad de soluciones de subcontratación que permiten delegar numerosas de funciones  de manera flexible a consultores fiscales y contables.

Estas son las áreas de contabilidad que se pueden subcontratar:

  • Contabilidad financiera
  • Contabilidad de cuentas por cobrar/cuentas por pagar
  • Cuenta de pérdidas y ganancias (P&L)
  • Evaluación de negocios
  • Estado financiero anual
  • Declaraciones de impuestos
  • Declaración anticipada del impuesto sobre el valor añadido
  • La contabilidad de la nómina de sueldos
  • Preparación de las declaraciones de sueldos y salarios

Definir los criterios para la contabilidad externa

Antes de elegir un proveedor de servicios contables, debes definir tus propios criterios de calidad. Hay que prestar siempre atención a estos factores clave:

  • Precio/rendimiento: Los precios están dentro de tu presupuesto, pero no son excesivamente bajos. Esto puede ser un indicio de la mala calidad de los servicios.
  • Protección de datos: Tu contable o asesor fiscal está certificado. Esto asegura que tus facturas, recibos y otros datos sensibles estarán protegidos.
  • Responsabilidad: El proveedor de servicios asume la responsabilidad de cualquier error. Así que no tienes que preocuparte de que la Agencia Tributaria te haga responsable de estos errores e incluso te imponga multas en el peor de los casos.
  • Seguridad y continuidad: En caso de insolvencia de tu contable o asesor fiscal, es esencial que estés cubierto. Esto es especialmente importante en los casos de responsabilidad, pero también cuando se trata de cumplir con los plazos.
  • Referencias y experiencia: No todos los que se hacen llamar contables cuentan con los conocimientos necesarios para una contabilidad financiera compleja. Hay que aclarar de manera anticipada qué formación y experiencia trae consigo un contable.

Contable o asesor fiscal: escoge la subcontratación adecuada

Tus necesidades individuales determinarán si es mejor subcontratar la contabilidad a un asesor fiscal o a un contable . La razón detrás de esto es simple: cada uno se encarga de tareas de contabilidad distintas.

Contabilidad a cargo de un asesor fiscal

Si encargas tu contabilidad a un asesor fiscal, recibirás varios servicios de una sola persona al mismo tiempo:

  • Asesoramiento fiscal y preparación de declaraciones de impuestos
  • Contabilidad por partida doble para el comercio y la industria
  • Preparación del balance y las cuentas anuales
  • Declaración de ingresos para pequeños empresarios o asociaciones
  • Establecimiento de cuentas de contabilidad y nómina
  • Declaración anticipada del impuesto sobre el valor añadido
  • Ajuste anual del impuesto sobre la renta

Contabilidad a cargo de un contable externo

Los contables pueden trabajar por cuenta propia o como empleados. A diferencia de un asesor fiscal, un contable independiente no puede realizar todas las tareas de contabilidad externas. Asimismo, hay que tener en cuenta que “contable” no es un título profesional protegido.

Un contable puede realizar las siguientes actividades:

    • Adquisición de datos de acuerdo con los documentos asignados a una cuenta por una persona autorizada
    • Adquisición de datos de acuerdo con las instrucciones de reserva de una persona autorizada
    • Registro, control y documentación de las transacciones comerciales actuales
    • Registro del impuesto sobre la renta
    • Contabilidad de la nómina de sueldos
    • Ejecución de operaciones mecánicas en la tenencia de los libros y registros necesarios para la tributación.

¿Cuánto cuesta la contabilidad externa?

Los gastos que surgen cuando se subcontrata la contabilidad deben ser transparentes y estar al alcance del presupuesto de la empresa. Sin embargo, no se puede predecir los costes reales, ya que hay muchos factores que intervienen: Dependiendo de la solución que se elija, se aplican diferentes marcos financieros a los costes. Por lo tanto, vale la pena hacer una comparación de precios de diferentes proveedores. El cálculo de los costes puede variar considerablemente: Algunos proveedores de servicios contables exigen una cuota mensual fija, otros ofrecen paquetes con un cierto número de reservas o reajustan los precios en función del volumen de transacciones contabilizadas.


Contabilidad dividida: Contratar contables y asesores fiscales

Tal vez para tu empresa sea más conveniente separar la subcontratación de las tareas de contabilidad. Esta división es común:

  1. Contabilidad llevada a cabo por el contable
  2. Estado financiero anual y d eclaración de impuestos a cargo del asesor fiscal

De esta manera, no sólo se ahorran costes, sino que también se recibe un amplio asesoramiento en cuestiones fiscales. Además, el asesor fiscal comprobará que tus cuentas anuales sean correctas desde el punto de vista legal.


¿Qué tengo que hacer por mi cuenta a pesar de disponer de contabilidad externa?

Puedes prepararte para que la subcontratación de tu contabilidad funcione de la mejor manera posible. Por lo general, el proveedor de estos servicios necesita disponer de serie de documentos y datos determinados para poder llevar a cabo la contabilidad de tu empresa.

  • Hoja de datos maestra
  • Número de impuesto o número de identificación del impuesto sobre las ventas
  • Número de la compañía
  • Confirmación del registro de la asociación de seguros de responsabilidad civil de su empleador
  • Información sobre la tributación real o específica
  • Documentos bancarios y estados de cuenta clasificados
  • ingresos en efectivo…

Los períodos de retención de tus registros contables están establecidos por ley. Por eso, es necesario archivar todos los documentos con sumo cuidado.

What is bookkeeping?

Bookkeeping is one of the tasks of accounting, or more precisely of external accounting. Accounting documents all so-called business transactions. These are all transactions that affect the assets and transactions of a company, such as customer transactions, wage payments or loans.

Our firm offers a complete accounting service. The accounting is done by us according to the individual needs of the client.

Find out what external accountants can do for you and what the service may cost.

What are the advantages of external accounting services?

Many self-employed people assume that outsourcing bookkeeping is only worthwhile for large, already established companies, but this assumption is counterintuitive. Especially companies in the start-up phase or small-to-medium enterprises are very burdened by the effort and costs of in-house bookkeeping.

Accounting is a ‘resource eater’

For non-professional or self-taught accountants, internal accounting quickly becomes a real time-waster, because routine is missing. You or your employees have to invest a lot of time to familiarize yourself with complex financial and tax issues. Not only it is not very efficient, but it also harbours some dangers. Missing receipts, accounting errors or missing procedural documentation can result in fines if the tax office investigates. In order to meet the requirements of the legal regulations, you as a nonprofessional must invest a lot of time and energy to familiarize yourself with the subtleties. Even the smallest error in accounting can lead to problems with the tax authorities, as the accountant automatically assumes civil and criminal liability for errors. Ignorance does not protect from punishment in this case either.

Rising wage costs for accountants

Due to the growing demands for proper accounting and the retention and documentation of records, the salaries of accountants are also rising. Specialists are not only difficult to find, but also expensive. Especially for a young company, new hiring can quickly become a financial challenge.

Which is often forgotten: The cost of the accountancy does not only include the wage costs, but also the setup of a workplace: This includes the appropriate accounting software and the regular purchase of user licenses. If you want to keep the in-house accountant up to date with the latest case law, you must continue to plan for costs for necessary further training and educational materials.

Financial efficiency: outsourcing budget is transparent and plannable

The advantage of outsourced accounting is that it can be easily budgeted month after month. Accounting service providers usually offer two different price calculations: Either the prices are based on the number of bookings made or the sales total booked.

Checklist: When does an external accounting service make sense?

Accounting is a permanent topic for every company. But when is the right time for you to think about outsourcing? With the help of this checklist, you can find out whether your company could benefit from external accounting.

  • Your company does not yet have an internal accountant and you already feel that your core business is working to full capacity.
  • You or your employees do the bookkeeping themselves, but you don't have time for extensive training in bookkeeping and training on innovations and updates.
  • You don't want to run the risk of being held responsible by the tax office for accounting errors.
  • You have neither the time nor the financial resources to hire your own employees for accounting.
  • You want to avoid absences due to vacation or illness that can occur when hiring your own employees.

External accounting services: Flexible Models

The complete outsourcing does not make sense for every business. Fortunately, there is a variety of outsourcing solutions that you can flexibly hand over to tax consultants and accountants.

You can outsource the following areas of accounting:

  • Financial accounting
  • Accounts receivable/accounts payable accounting
  • Profit and Loss Account (P&L)
  • Business evaluation
  • annual financial statement
  • tax returns
  • payroll accounting

Define criteria for external accounting

Before you choose an accounting service provider, you should define your own quality criteria. You should always pay attention to these key data:

  • Price/performance: Prices are within your budget, but are not suspiciously low. The latter can already be a first indication of the poor quality of the services.
  • Data protection: Your accountant or tax consultant is certified. This ensures that your invoices, receipts, and other sensitive data are protected.
  • Liability: The service provider assumes liability for any errors. So you don't have to worry that the tax office will hold you responsible for these errors and will even impose fines if the worst comes to the worst.
  • Security and continuity: In the event of the insolvency of your accountant or tax advisor, it is essential that you are covered. This is particularly important in cases of liability, but also when it comes to meeting deadlines.
  • References and experience: Not everyone who calls himself an accountant also has the knowledge required for complex financial accounting. Clarify in advance what training and experience an accountant brings with him.

Tax consultant or accountant: choose outsourcing solution

Your individual requirements determine whether it is better to outsource your accounting to a tax consultant or an accountant. The reason for this is simple: both professional groups are each responsible for different accounting tasks.

Accounting by a tax consultant

If you have your tax advisor do the bookkeeping, you will receive several services from one source at the same time:

  • Tax advise and preparation of tax returns
  • Preparation of the balance sheet and annual accounts
  • income statement

Accounting from an external accountant

Accountants work either freelance or as employees. Unlike a tax consultant, an independent accountant is not allowed to perform all external accounting tasks. Please also bear in mind that "accountant" is not a protected professional title. Activities an accountant may perform:

  • Data acquisition according to documents assigned to an account by an authorized person
  • Data acquisition according to booking instructions of an authorized person
  • Booking, control, and documentation of current business transactions
  • tax registration
  • payroll accounting
  • Carrying out mechanical operations in the keeping of books and records required for the taxation.

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