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Rectificar una legalización de libros si se ha calificado positivamente

Dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social se debe presentar la legalización de los libros que los empresarios deban llevar obligatoriamente. Esto es, para las empresas que cierren a 31 de diciembre, tienen de plazo hasta finales de abril para ello.

Libros a Legalizar

Los libros que todo empresario deberá llevar de forma obligatoria son el libro de Inventarios y Cuentas Anuales, un Libro Diario, y un Libro de Actas de las Juntas Generales y de los órganos colegiados de la sociedad, además de un Libro Registro de Acciones Nominativas para las Sociedades Anónimas y un Libro Registro de Socios para las Sociedades Limitadas si ha habido cambios, y un Libro Registro de Contratos para las Sociedades Unipersonales.

Para ampliar la información sobre la legalización de los libros puede consultar el siguiente artículo:

Legalización de libros oficiales: ¿Qué debes saber?

Forma de presentar la legalización

La ley 14/2013, de 27 de septiembre, en su artículo 18 modificó el procedimiento de la presentación de la legalización de los libros. A través de ésta se obligó, desde entonces, a su cumplimentación en soporte electrónico y por vía telemática antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

Esto supuso en muchos casos tener que avanzar la fecha de cierre contable para poder proceder a la legalización de los libros, y en muchos otros el tener la obligación de presentar la legalización de los libros estando la compañía en cuestión, dentro de un proceso de auditoría de cuentas, con la posibilidad de que los libros contables sean susceptibles de cambios propuestos por el auditor. Este caso se puede dar a menudo, y conlleva el tener que legalizar de nuevo los libros contables, ya que éstos han sido modificados.

¿Cómo se deben legalizar de nuevo los libros contables modificados?

Una vez el Registro haya recibido los libros, éste procederá a su legalización siempre no se presente ningún error en la forma, supuesto en el que se calificaría la presentación como defectuosa, pero que no suele ocurrir.

Cuando su calificación es positiva, tener que volver a presentar los libros es un proceso que suele generar bastantes dudas.
Lo más común es pensar que se debe presentar una subsanación de la entrada anterior, pero no es así. Primero de todo, el órgano de administración (ya se trate de uno o varios Administradores, o bien de un Consejo de Administración) debe certificar que ha habido cambios en los libros en cuestión y sus motivos, indicando la Huella Digital en cada caso.

Una vez la certificación está preparada y firmada por todos los miembros del órgano de administración se debe proceder a la presentación de la legalización como si de una primera entrada se tratara, pero teniendo que aportar la certificación firmada, y continuar con el resto del proceso como se había realizado en la primera presentación.

Si estás pensando en crear una empresa o ya la tienes, y prefieres que una asesoría profesional se encargue de las obligaciones de presentar la legalización de los libros, no dudes en contactar con GM Tax Consultancy, analizaremos tu caso y te asesoraremos a medida.

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