La importancia de las labores de secretaría en la empresa

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Las funciones de una secretaria han experimentado un enorme cambio en los últimos años, sobre todo a raíz de la globalización y digitalización de los mercados. De hecho, hoy en día, se le llama más bien, directora de oficina o bien, office manager.

Con un abanico de tareas diversas y de gran responsabilidad, las labores de secretaria de empresa tienen una función central en su organización y su comunicación. La secretaría de empresa es, por tanto, una de las funciones clave indispensables para el éxito de la compañía.

Lee este artículo y descubre por qué un buen trabajo de secretaría es importante para cualquier empresa.

La importancia de la Secretaria en la Empresa

Para las empresas privadas, un secretario de empresa profesional puede ser muy útil y rentable. La razón principal es que así los directores pueden centrarse en lo que mejor saben hacer, ya que el secretario se asegura de que la empresa cumple activa y estrictamente con todos los requisitos legales.

¿Por qué es importante la secretaría de la empresa?

En general, porque:

  1. Actúa como asesor del consejo de administración y proporciona la información necesaria para desarrollar planes y estrategias.
  2. Es quien organiza, ya que registra la adjudicación de acciones, prepara y distribuye los certificados de acciones, hace todos los arreglos para preparar diversos informes, como por ejemplo el informe estatutario, el informe directivo y el informe anual, etc.
  3. Actúa como agente de la empresa, celebra contratos y la representa en su nombre.
  4. Actúa como coordinador y lleva la correspondencia con todos los accionistas de la empresa.
  5. Preside diversas reuniones, como las juntas generales anuales, las juntas generales extraordinarias, los consejos de administración, etc. También prepara las convocatorias, los órdenes del día y las actas de las reuniones.
  6. Actúa como custodio, llevando todos los libros de contabilidad exigidos por la Ley de Sociedades.
  7. Es jefe de administración, llevando a cabo todas las tareas administrativas de la empresa e informando al consejo de administración.

¿Cuáles son las funciones de la secretaria de empresa?

Una secretaria es responsable de la óptima gestión de la oficina de una empresa. Sus tareas han cambiado mucho en los últimos años, porque al principio, sus tareas eran solamente administrativas.

El trabajo general de oficina, la redacción y la correspondencia formaban parte de su ámbito de trabajo. Con el tiempo, sin embargo, se añadieron cada vez más tareas de contabilidad. Así que, hoy por hoy, el espectro de las labores de una secretaria abarca una amplia gama de tareas.

Tareas típicas de un secretario

  • Atención telefónica externa e interna (outbound, inbound);
  • Organización y coordinación de citas;
  • Procesamiento y gestión del correo entrante y saliente;
  • Correspondencia por correo, email y otros medios de comunicación electrónicos;
  • Dominio de programas ofimáticos (tratamiento de textos, hojas de cálculo, etc.);
  • Tareas de redacción diversas (además de la correspondencia general, notas de archivo, informes, etc.);
  • Archivo, gestión de registros y mantenimiento de bases de datos;
  • Recepción y atención a visitantes e invitados;
  • Organización y gestión del material de oficina;
  • Obtención y evaluación de información;
  • Preparación, creación de informes y presentaciones;
  • Organización, preparación y apoyo de reuniones y eventos;
  • Redacción de actas en conferencias y eventos;
  • Organización y contabilidad de los viajes de negocios (reservas de hotel, vuelos y otros);
  • Preparación de la contabilidad y de las nóminas.
  • La lista puede ampliarse con numerosas actividades en función de la empresa y el sector.

¿Por qué conviene a una empresa externalizar las labores de secretaría?

La gestión de la oficina es un reto para las empresas de todos los tamaños que no debe subestimarse. Por eso, desde los pequeños empresarios hasta las grandes corporaciones, se plantean a menudo externalizar el trabajo de secretaría y la atención telefónica al cliente.

Sin embargo, esta opción es si cabe más necesaria para las empresas algo más pequeñas, porque las grandes suelen tener recursos suficientes para montar o gestionar sus oficinas internamente con personal fijo.

Pero, ¿qué ocurre si un asistente se ausenta porque está de vacaciones, enfermo durante un periodo prolongado o disfrutando de una baja por paternidad? En estos casos, contratar una sustitución para las tareas de secretaría, no suele valer la pena.

Es en estos casos que la externalización de las tareas de secretaría puede ser una buena opción, siempre que se recurra a un servicio competente. Así se evita el trabajo de buscar una persona adecuada en procesos de contratación que suelen ser relativamente largos.

Un proveedor de servicios independiente hará el trabajo de forma competente y también en condiciones más favorables que si la empresa tuviera que cargar con costes de personal adicionales contratando a una nueva persona.

La externalización es también una muy buena solución para empresas de nueva creación, pequeñas empresas y particulares que quieren ahorrarse el esfuerzo de mantener una secretaría al arrancar su negocio o de forma general.

Ventajas de externalizar los servicios de secretaría de la empresa

Las empresas pequeñas subcontratan regularmente varios tipos de trabajo porque carecen de suficientes empleados para absorberlo, mientras que las grandes empresas utilizan la subcontratación más bien para ahorrar dinero. Y es que, la externalización puede ofrecer muchas ventajas a corto y largo plazo:

  • Procesamiento rápido en el plazo que se necesite.
  • Más espacio en la oficina.
  • Flexibilidad total.
  • Disponibilidad garantizada.
  • Recepción de los documentos terminados donde sea necesario: en la oficina, en casa o en el extranjero.
  • Más tiempo para centrarse en otros aspectos del negocio y trabajar con clientes.
  • El personal tendrá más tiempo para priorizar de forma más eficaz y clara.
  • Ahorro de tiempo para la formación de nuevos empleados y trabajadores temporales.
  • Sin costes de seguridad social.
  • Sin coste de vacaciones ni de baja por enfermedad.
  • Sin costes de pensiones.
  • Sin gastos de oficina ni de informática.
  • Sin costes de personal temporal.
  • Las empresas pueden expandirse sin necesidad de contratar más personal.
  • Sin costes de formación del personal.

Labores de una secretaría externa 

Las tareas que puede realizar una secretaría externa son muchas y variadas, y en GM Tax Consultancy nos enorgullecemos de poder ofrecer también a cada empresa un servicio que se adapte a sus necesidades.

Sin embargo, los servicios estándar suelen incluir:

  • Preparación y presentación de las cuentas anuales;
  • Preparar y presentar los formularios exigidos por la ley debido a cambios en el negocio, por ejemplo, nombramiento de un nuevo director, cambio de nombre de la empresa o la adopción/cambio de los estatutos;
  • Mantener la documentación estatutaria;
  • Realización de la due diligence y preparación de los documentos estatutarios;
  • Preparación de documentos para la junta general anual de accionistas.
  • Asistir al consejo de administración y a sus comités. Puede tratarse de tareas sencillas, como la planificación, la asistencia, la redacción de actas de las reuniones del consejo de administración y de los comités, o de tareas más amplias, como la preparación o la revisión de los mandatos del consejo de administración y de los comités, preparación de los órdenes del día de las reuniones anuales, la ayuda en la preparación de los documentos del consejo de administración y la gestión y el seguimiento de las acciones y los problemas que surjan.
  • Asesoramiento en cuestiones generales de gobernanza corporativa.

Conclusión

En resumen, en una empresa la función del secretario es ayudar a los directores a garantizar el cumplimiento de los requisitos empresariales. Aunque la secretaria de una empresa privada no tiene por qué estar cualificada, es importante que los directores que asumen esta función, o la persona que designan para ello, sean competentes.

No hacerlo puede ser costoso, ya que inevitablemente se requerirá asesoramiento profesional. Cada vez más empresas privadas optan por utilizar los servicios de un secretario de empresa cualificado para garantizar que se cumplan todos los requisitos reglamentarios de forma oportuna y correcta.

El equipo de GM Tax Consultancy puede proporcionar asesoramiento autorizado y preciso sobre todos los servicios necesarios para mantener una buena labor de secretaría en una amplia gama de industrias.

Ponte en contacto con nuestro equipo de asesores fiscales en Barcelona para obtener más información sobre cómo la externalización de los servicios de secretaría, corporativos y administrativos puede ahorrar tiempo y dinero a tu empresa mediante el desarrollo de soluciones flexibles y rentables diseñadas para mantener tu negocio sobre una base sólida.

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