Gastos de una SL

La optimización de la carga fiscal es un aspecto crucial para los propietarios de una Sociedad Limitada (SL) en España.

Conocer los gastos deducibles permite a la empresa maximizar sus beneficios, reducir la base imponible y, en consecuencia, disminuir el importe a pagar en el Impuesto sobre Sociedades.

Una estrategia fiscal adecuada no solo ayuda a que la empresa mantenga una buena salud financiera, sino que también garantiza el cumplimiento de la normativa, evitando problemas futuros con la Agencia Tributaria.

Este artículo te interesa si…

• Quieres reducir la carga fiscal de tu SL al máximo.
• Necesitas saber los requisitos para deducir gastos correctamente.
• Buscas conocer los tipos de gastos deducibles más comunes en una SL.
• Te interesa aprovechar deducciones específicas como I+D+i o medio ambiente.
• Quieres evitar gastos no deducibles y problemas fiscales.
• Deseas mantener un registro fiscal ordenado y claro para tu empresa.
• Consideras contratar un asesor fiscal para optimizar deducciones.
• Tienes dudas frecuentes sobre deducciones, dietas, sueldos, y más.

Gastos deducibles en una SL

Requisitos generales

Para que un gasto sea deducible en el Impuesto sobre Sociedades de una SL, debe cumplir ciertos requisitos. Estos son los cuatro principios básicos que aseguran que el gasto se ajuste a la normativa fiscal vigente:

1. Vinculación a la actividad económica de la empresa (Necesidad)

Para ser deducible, el gasto debe estar directamente relacionado con la actividad económica de la sociedad. Esto significa que el gasto debe ser necesario para el desarrollo de la actividad de la empresa, contribuyendo de forma directa o indirecta a la generación de ingresos.

Por ejemplo, los gastos en alquileres de oficinas, suministros o salarios del personal son esenciales para el funcionamiento diario y, por lo tanto, cumplen con el requisito de vinculación.

2. Justificación mediante facturas u otros documentos válidos (Justificación)

La deducibilidad de un gasto requiere que esté adecuadamente justificado con documentos oficiales, como facturas completas emitidas a nombre de la SL o, en ciertos casos, recibos. Estos documentos deben cumplir con todos los requisitos formales exigidos por la Agencia Tributaria, incluyendo los datos fiscales correctos de ambas partes, el desglose del IVA (si corresponde) y la descripción detallada del servicio o producto adquirido. La ausencia de una justificación adecuada puede impedir que el gasto se considere deducible y generar problemas en caso de una inspección fiscal.

3. Registro adecuado en la contabilidad de la empresa (Contabilización)

Todo gasto que se quiera deducir debe estar debidamente registrado en la contabilidad de la empresa. Esto implica que el gasto debe aparecer reflejado en los libros contables correspondientes al ejercicio en el que se ha producido, respetando los principios contables. La falta de registro contable o un registro incorrecto puede hacer que el gasto no sea deducible y puede dar lugar a sanciones en caso de una inspección. Este registro contable permite a la empresa mantener una visión clara y precisa de su situación financiera y facilita el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

4. Imputación en el periodo fiscal adecuado (Imputación)

Por último, un gasto deducible debe estar correctamente imputado al ejercicio fiscal en el que se ha producido. Esto significa que el gasto debe ser atribuido al periodo contable en el que se ha devengado, sin importar si el pago se ha realizado en ese momento o en una fecha posterior. La imputación correcta es fundamental para asegurar que los gastos reflejan de manera precisa la realidad económica de cada ejercicio. Cualquier gasto que no se impute al periodo fiscal correcto puede ser objeto de ajustes fiscales, afectando negativamente a la base imponible y al importe del Impuesto sobre Sociedades.

Estos requisitos aseguran que los gastos deducibles en una SL sean coherentes, transparentes y estén en línea con la normativa vigente.

Cumplir con estos principios no solo permite a la empresa beneficiarse de una carga fiscal optimizada, sino que también protege a los propietarios y gestores de posibles sanciones o ajustes fiscales en caso de inspección.

Tipos de gastos deducibles

Una Sociedad Limitada en España puede optimizar su carga fiscal deduciendo una serie de gastos necesarios para su operación. A continuación, se detallan los principales tipos de gastos deducibles que cumplen con los requisitos generales establecidos.

1. Gastos de personal. Los gastos en sueldos y salarios, junto con las cotizaciones a la Seguridad Social, son deducibles, ya que forman parte esencial de los costos operativos de una empresa. En particular, cuando se trata de la retribución de los administradores de la sociedad, es importante aprobar dicha retribución en junta y asegurarse de que los Estatutos Sociales establezcan que este cargo será retribuido (y no gratuito). Si bien últimamente los Tribunales han flexibilizado los requisitos para la deducibilidad del gasto de retribución de administradores, es recomendable seguir haciéndolo así.Esto evita problemas de deducibilidad con la Agencia Tributaria, que exige claridad en el tratamiento de las retribuciones de los administradores.
2. Alquileres de locales y oficinas. Los pagos en concepto de alquiler de inmuebles utilizados para la actividad empresarial son deducibles, siempre que se pueda demostrar su relación directa con la actividad de la SL. Es importante conservar el contrato de arrendamiento y las facturas de pago, y que el alquiler esté registrado adecuadamente en la contabilidad.
3. Suministros (agua, luz, teléfono, internet). Estos gastos también son deducibles, pero solo en la proporción correspondiente a la actividad económica. En los casos en que la actividad de la empresa se realice desde la vivienda del propietario, es necesario aplicar una proporción que refleje el uso del espacio destinado al negocio. Esto permite que únicamente la parte proporcional del suministro afecto a la actividad se considere deducible, evitando problemas en caso de revisión por la Agencia Tributaria.
4. Compras de materias primas y mercaderías. Los gastos asociados a la compra de materias primas y mercaderías que la SL necesita para su actividad comercial son deducibles. Estos costos se consideran esenciales para la operación y deben estar debidamente documentados, reflejando claramente su vinculación con la actividad de la empresa.
5. Servicios de profesionales independientes. Los honorarios pagados a asesores, abogados, consultores y otros profesionales externos son deducibles, siempre y cuando los servicios prestados estén directamente relacionados con la actividad de la SL. Es crucial contar con facturas detalladas que especifiquen el servicio y el vínculo con la actividad económica de la empresa.
6. Reparaciones y conservación. Los gastos destinados al mantenimiento y reparación de los activos de la empresa son deducibles, ya que permiten preservar el valor y la funcionalidad de los bienes necesarios para la actividad. Es importante distinguir estos gastos de aquellos destinados a mejoras o ampliaciones de los activos, ya que las inversiones de este tipo tienen un tratamiento fiscal diferente y se suelen deducir como amortización.
7. Gastos financieros (intereses de préstamos). Los intereses derivados de préstamos adquiridos para financiar la actividad de la SL son deducibles. Esto incluye préstamos para la adquisición de activos o para la financiación operativa. Es necesario conservar la documentación de los préstamos y registrar los pagos de intereses en la contabilidad de la empresa para justificar su deducción.
8. Amortizaciones de activos. La amortización es un proceso contable que permite deducir el costo de los activos fijos a lo largo de su vida útil. Los activos que una SL utiliza para su actividad, como maquinaria, vehículos o tecnología, pueden deducirse en forma de amortización anual. Este proceso debe realizarse según los coeficientes de amortización establecidos por la normativa fiscal, lo que garantiza una deducción gradual y ajustada a la depreciación del activo.
9. Seguros. Los seguros contratados para proteger la actividad empresarial, como seguros de responsabilidad civil o seguros para los activos de la empresa, son deducibles. Estos gastos permiten reducir riesgos y están directamente vinculados a la protección de la actividad de la SL, por lo que cumplen con los requisitos de deducibilidad.
10. Publicidad y relaciones públicas. Los gastos en campañas publicitarias, marketing y relaciones públicas son deducibles, siempre que estén orientados a promover los productos o servicios de la empresa. Estos gastos deben estar bien documentados, especificando la finalidad promocional y el beneficio para la actividad económica.
11. Gastos de formación del personal. La inversión en la capacitación y formación del personal es deducible, ya que contribuye al desarrollo y la mejora de las habilidades de los empleados, favoreciendo la competitividad de la empresa. La formación debe estar relacionada con las funciones del personal dentro de la SL y contribuir a su desempeño en el ámbito laboral.
12. Gastos en desplazamientos y dietas. Los desplazamientos y dietas asociados a la actividad empresarial son deducibles siempre que estén debidamente justificados. Esto incluye gastos en transporte, alojamiento y dietas en viajes de trabajo. Es necesario conservar los comprobantes de cada gasto y registrar adecuadamente el motivo del viaje y la relación con la actividad de la empresa, lo cual evita problemas en caso de revisión fiscal.

Estos tipos de gastos permiten a una SL reducir su base imponible en el Impuesto sobre Sociedades, optimizando así su carga fiscal. Sin embargo, es fundamental cumplir con los requisitos generales de deducción (necesidad, justificación, contabilización e imputación) para evitar problemas en caso de inspección y maximizar los beneficios fiscales de manera ética y conforme a la normativa vigente.

Gastos específicos deducibles

Además de los gastos generales, existen ciertas deducciones fiscales destinadas a incentivar actividades estratégicas para el desarrollo económico y social. Estas deducciones específicas son particularmente beneficiosas para empresas que buscan contribuir a la innovación, la sostenibilidad y la inclusión laboral. A continuación, se presentan algunas de las más relevantes:

1. Gastos en Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i). Las empresas que invierten en actividades de investigación y desarrollo pueden beneficiarse de deducciones fiscales que buscan fomentar la innovación tecnológica y científica en España. Este tipo de deducción es aplicable a los gastos asociados a proyectos de I+D+i, siempre y cuando estén debidamente documentados y cumplan con la normativa vigente sobre actividades de investigación y desarrollo.
2. Inversiones en producciones cinematográficas. Con el objetivo de apoyar la industria cultural, la ley permite deducir gastos relacionados con inversiones en producciones cinematográficas, series y otras obras audiovisuales. Esta deducción aplica tanto a las productoras como a las empresas que financian estos proyectos, contribuyendo así al crecimiento y la promoción de la cultura y el arte en España.
3. Gastos en formación profesional. Las empresas que invierten en la formación de sus empleados para mejorar sus competencias pueden beneficiarse de deducciones fiscales específicas. Estas deducciones están destinadas a fomentar la capacitación y el desarrollo profesional de los trabajadores, lo que, a su vez, mejora la productividad y competitividad de la empresa.
4. Inversiones para la protección del medio ambiente. Para promover la sostenibilidad y la protección medioambiental, existen deducciones fiscales para empresas que invierten en tecnologías y prácticas ecológicas. Esto incluye gastos en sistemas de energía renovable, reducción de emisiones, reciclaje y gestión de residuos. Además de mejorar la imagen de la empresa, esta deducción ayuda a reducir el impacto ambiental de sus actividades.
5. Creación de empleo, especialmente para personas con discapacidad. Las empresas que fomentan la inclusión laboral, especialmente mediante la contratación de personas con discapacidad, pueden beneficiarse de deducciones específicas en el Impuesto sobre Sociedades. Este incentivo está diseñado para promover un entorno laboral más inclusivo y diverso, facilitando la incorporación al mercado laboral de personas con capacidades diversas.

Gastos no deducibles

A pesar de la amplia gama de deducciones permitidas, algunos gastos no son deducibles debido a su naturaleza o al impacto que tienen sobre la contabilidad. Estos gastos deben ser gestionados con precaución para evitar errores en la deducción de impuestos. Entre los principales gastos no deducibles, se incluyen:

1. Multas y sanciones. Las multas y sanciones administrativas o fiscales no son deducibles, ya que se considera que no contribuyen al desarrollo de la actividad empresarial y reflejan el incumplimiento de normativas.
2. Donativos y liberalidades (con algunas excepciones). Aunque existen excepciones para donativos a entidades reconocidas como de utilidad pública, la mayoría de los donativos y liberalidades no son deducibles, ya que no están directamente vinculados a la actividad económica de la empresa.
3. Gastos derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades. Los costos derivados de la propia liquidación y presentación del Impuesto sobre Sociedades no se consideran deducibles, ya que no son parte de la actividad operativa de la empresa.
4. Pérdidas del juego. Las pérdidas ocasionadas por actividades de juego no son deducibles, al considerarse gastos personales o no relacionados con el objeto empresarial.
5. Pérdidas por deterioro de valor de carteras cotizadas (pérdidas latentes). Las pérdidas por deterioro del valor de inversiones financieras en carteras cotizadas no son deducibles hasta que se realicen efectivamente. Esto evita que las empresas utilicen pérdidas no realizadas para reducir su base imponible.

Es fundamental que los propietarios y gestores de SL lleven un registro detallado de todos los gastos y conserven la documentación correspondiente para facilitar el cumplimiento de la normativa fiscal. El asesoramiento de un profesional en fiscalidad resulta especialmente útil para optimizar la estrategia de deducciones y evitar problemas con la Agencia Tributaria.

Conclusión

Optimizar la carga fiscal a través de deducciones adecuadas es una estrategia clave para cualquier Sociedad Limitada en España. Conocer los tipos de gastos deducibles y los requisitos que estos deben cumplir permite a las empresas reducir sus costos fiscales de manera ética y conforme a la normativa. Además, aprovechar las deducciones específicas disponibles en áreas como la investigación, la sostenibilidad y la inclusión laboral no solo beneficia a la empresa, sino que también contribuye a objetivos de desarrollo económico y social. Para evitar problemas y maximizar los beneficios fiscales, es altamente recomendable contar con la guía de un asesor fiscal especializado.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo deducir los gastos en suministros si trabajo desde casa?
Sí, pero solo en la proporción correspondiente al espacio de la vivienda destinado a la actividad de la empresa. Es importante aplicar un criterio razonable y justificar este gasto con facturas y documentación adecuada.
2. ¿Es posible deducir el gasto en el salario del administrador de la SL?
Sí, pero para evitar problemas con Hacienda, la retribución del administrador debe estar aprobada en junta y los Estatutos Sociales deben especificar que dicho cargo es retribuido y no gratuito.
3. ¿Qué tipos de gastos en formación del personal son deducibles?
Los gastos en cursos, seminarios, y programas de capacitación relacionados con las funciones del personal en la empresa son deducibles. La formación debe estar orientada a mejorar las habilidades y competencias del empleado en su rol dentro de la SL.
4. ¿Las multas de tráfico son deducibles para una empresa que utiliza vehículos comerciales?
No, las multas, incluidas las de tráfico, no son deducibles, ya que se consideran sanciones y no aportan valor directo a la actividad económica de la empresa.
5. ¿Cuándo es recomendable contar con un asesor fiscal?
Un asesor fiscal es recomendable para cualquier empresa, pero especialmente para aquellas que quieren maximizar sus deducciones y asegurar el cumplimiento de la normativa fiscal vigente. Un asesor puede ayudar a optimizar la estrategia fiscal y a evitar errores que podrían resultar en sanciones o ajustes tributarios.